Idegenvezető képzés honlapja

Rendezvényszervezés

• Rendezvényformák
• Kongresszus: több száz, ezer ember, egy tudományos terület nemzetközi szakemberei jönnek össze.
• Konferencia: néhány száz fő, kisebb, mint a kongresszus, egy adott problémát vizsgálnak.
• Kollokvium: max. 15-20 fő, szakértői csoport tanácskozik egy adott témában. Oda-vissza kommunikációs rendszer. Problémafelvetés után szakmai beszélgetés.
• Klinika: max. 20-30 fő, egy szakterületet felölelő eszmecsere. Pl. szívátültetésről, a helyszínen lehet gyakorlati bemutató.
• Brainstorming - ötletparádé/ötletelés

Pl. egy vállalat tervezőit összezárják egy kastélyszállóban, kreatív továbbgondolkodás, egymás gondolatait segítik. Nálunk is terjed.

1. Kerekasztal-beszélgetés: 10 főnél nem több, egyenrangú felek ülnek egy asztalnál, egy

adott problémában ütköztetik a véleményüket, pl. fiatalkori bűnözés.

1. Fórum: 150-200 fő, egy adott problémát járnak körül, kisebb csoportokra is oszlanak, érvelnek az érdekeik mellett, pl. megépüljön-e a lakópark?

Moderátor, hostessek, biztonsági emberek szükségesek.

1. Szekció: kísérő rendezvény, nem önálló

A generális témát több apró részletre osztják, sok kérdés van egy témában, pl. környezetszennyezés.

Nyitó rendezvény plenáris üléssel kezdődik a téma felvázolásával.

Záró dokumentumok később hasznosíthatók lesznek.

1. Meeting: 8-10 fő, kapcsolatfelvétel, infócsere, 1-2 napig tart, egy adott problémakör  

átbeszélése történik. Videokonferencia is lehet.

1. Training: oktatás, tanfolyam jellegű továbbképzés.

Célja a meglévő tudásanyag új, speciális ismeretekkel való kiegészítése. Pl. banki szférában gazdasági területek ismeretei brókereknek.

Tanároknál modul rendszerű képzés.

1. Workshop: kötetlen, laza foglalkozások, ahol az együttdolgozás a lényeg, kreatív

ötletek születnek, folyamatosan egyeztetnek, sokfajta megnyilvánulási lehetőség van.

1. Állófogadás: 200 fő, 2-3 óra, kínálat büféasztalon, praktikus, mert nincs helyhez             kötve, de annyi    szék van, ahány vendég.

             Annyi szék, ahány vendég, tányérszerviz, 2-3 óra, szükség esetén pótasztal.

             A kapcsolattartás és építés jó lehetősége.

      13. Koktélparti: ált. délelőtt, sokszor nincs büféasztal, pincérek közlekednek tálcákkal.

             Lényeg, hogy szalvétával meg lehessen oldani a vendéglátást, kb. 1 óra.

1.  Bál: 6-8 óra, programról gondoskodni kell, pl. zene, vetítés, bűvész, táncosok,

 Tombola, drinkbár, koktélbár stb. Extra szórakoztatás kötelező. Ülésrend kialakítása.

• Miért érdemes Magyarországon rendezvényt szervezni?

Kedvező földrajzi fekvés Viszonylag olcsó Konferencia kapacitás Sok a programlehetőség Fürdők Vendégszerető lakosság Tisztul a főváros

Gasztronómia (1. francia, 2. olasz konyha, 3. thai konyha, 4. magyar konyha)

Történelmi múlt Sok a tudományos konferencia - jók a magyar orvosok Művészeti gazdagság Növekszik a konferenciaturizmus 4 - 5 %

• M.o. hibái

Hiányos infrastruktúra Kevés reptér Kevés a konferenciahely Hiányos a magas színvonalú technikai felkészülés Kevés a nyelveket beszélő szakember PCO  Professional Conference Organization Feladata: rendezvényszervezés, lebonyolítás Minden tagországban vannak nemzeti rendezvényszervező irodák A tagdíjakból tartja fenn magát - M.o. állami támogatást kap Nemzetközi kapcsolatok támogatása Pályázatok Reklámsegítség Kiadványok készítése Tanácsadó, kisegítő tevékenység

A magyar rendezvényszervező csoportok feladatait kell segítenie

PCO rendezvényszervező feladatai Partnerek

-         könnyű, nehézipari cégek

-         kereskedelemmel foglalkozó cégek

-         intézmények

-         társadalmi, politikai szervezetek

-         tudományos testületek

-         kultúrával kapcsolatos tevékenységet folytató cégek

-         szolgáltatók

-         rendészeti területről érkező cégek

emiatt a sokféle területről érkező megbízás miatt a PCO szakosodott

az egyes PCO szervezetek csak a tevékenységükhöz közel álló területről érkező megbízásokat vállalják: ahol a management tagjai járatosak, tapasztalatuk van, kapcsolatrendszerük ki van építve

1. kapja a felkérést, ötletet
2. saját ötletét valósítja meg (sziget fesztivál)

feladatai

reklám, célközönség elérése

-         rendezvényhelyszíneken

-         szaklapok, szaksajtóban közzététel

-         médiában

-         érdekképviseleteknél

-         nemzeti rendezvényszervező irodánál

-          fő célszegmense: meating planer (90% nő) - jól képzett szakemberek, ők teszik be a terveket az ajánlati listába, stady tourra hívják őket, hogy segítsék a cél elérését

referencia anyag gyűjtése

-         előző rendezvényekről videó, dvd, köszönőlevelek

-         jelezve: milyen jellegű rendezvényeket szoktunk szervezni

állandó konferenciamérés, figyelés

célpiac elemzése

célszegmens kiválasztása:

saját keresőoptimalizált weblap létrehozása

rendezvényhelyszínekkel, szállodákkal, technikai szakemberekkel, lakberendezőkkel, biztonsági szakemberekkel, nyomdával, logisztikával foglalkozó szakemberekkel (alvállalkozókkal)kapcsolatfelvétel

MICE Meating Incentiv Conference Excibition

Rendezvény: divatkonferencia Budapesten

Divatbemutató, vásár, kiállítás 1000 fő Május 15 -22

Központi helyszín: Fashion Street - utca lefedve, Le Meridien, Kempinsky -. Szekció ülésterem

Kiállítás, vásár: Luxus áruház - termékek, Pesti Vigadó - kiállítás

1. felállítani a szakmai szervező bizottságot - vezető divattervezőkből, magyar PCO-val folyamatos kapcsolat. Meghívni a szakmai bizottságot, véleményüket kikérni
2. helyszínek bérbevétele, szerződéskötés, magyar + kelet európai divatszakemberek meghívása
3. kikalkulálni a részvételi díjat kb 1000 főre
4. 1.levél:figyelemfelkeltő levél a leendő, potenciális partnereknek

Felvázoljuk a lehetőségeket: cél, miért, kikkel

Nagy rendezvényt kb 2 évvel előbb kell elkezdeni szervezni

1. VIP személyekkel egyeztetni - minimum 3 féle szálláskategória. 3-5 csillag

1.levél újra, ugyanaz, azoknak, akik nem válaszoltak

2.levél. tartalmazza a részvételi díjakat, a programok részletes leírását - ezt is többször el kell küldeni

Weboldal létrehozása, ahol lehet regisztrálni a rendezvényre, bankkal egyeztetni az internetes fizetés lehetőségéről

1. foglalások alapján lefoglalni a szállásokat + rátartás minden kategóriában opciósan a rendezvény kezdetéig
2. megállapodás a generális területekhez tartozó alvállalkozókkal
3. VIP meghívottak költségét a PCO fedezi. Végleges létszámnál szerződés a vendéglátó egységekkel. Szerződés a közlekedési társaságokkal, nyomdával
4. fixálni a programok időpontját
5. végleges forgatókönyv kialakítása, konferencia iroda helyszínének megjelölése.
6. végleges költség megállapodás a PCO val (hozzájárulás mértéke, haszonelosztás mértéke) - Sokszor banki kölcsönből finanszírozzák a rendezvényt
7. sajtóval való egyeztetés, kollekció transzferének megszervezése, útlezárások intézése, beléptető rendszer kialakítása, személyzet megrendelése Hostess, tolmács, takarítás, toalett), regisztrációs hely kialakítása
8. Bonyolítás

Program összeállítása

0.nap - vasárnap - szálláshelyek elfoglalása, kamionok kipakolása, transzfer, nap végére minden helyszín áll

1.nap - hétfő - reggeli:7-9-ig, 10:00 plenáris ülés a Kempinsky nagytermében pontos napirenddel, szekcióülések megtervezése, ebéd, du. szekcióülések 18:00 ig, 20:00 divat show a Fashion Streeten fogadással egybekötve

2.nap - reggeli, szekcióülések, ebéd a helyszínen, du. szakmai programok (magyar divatintézet, textilgyártás), este: vacsora a szállodában, Művészetek palotájában: táncos - zenés divatbemutató, ahol régi divatokat mutatnak be

3.nap - szerda - reggeli, de. városnézés, ebéd a városban, du. pósztergaléria, találkozók, kapcsolatteremtés, vacsora

4.nap - csütörtök - reggeli a szállodában, de. gyermek divatbemutató, ebéd, du. Néprajzi Múzeumban népviseleti kiállítás megtekintése, vacsora

5.nap - péntek - reggeli, de. szekcióülések, ebéd, du. szekcióülések, este divatrevü, együtt az összes cég + fogadás a parlamentben

6.nap - szombat - reggeli, záró szekcióülések, ebéd, du szabadprogram, este záró fogadás a teljes résztvevők jelenlétével a Vajdahunyad várban

7. nap - vasárnap - leszerelés, csomagolás

• Konferencia iroda

Résztvevők számára Közel a konferencia helyszínéhez Tolmács, fénymásolás, internet lehetőség Konferencia anyag átadása Reklamáció, segítségnyújtás

• Generális konferencia iroda

Nem a résztvevők részére van, hanem a szervezők részére Generális problémák megoldása A konferencia iroda is itt kér segítséget

• Utómunkák

Leszerelés Utólagos kalkuláció, statisztikák (KSH-nak, saját részre) Szállás rendezése Alvállalkozók kifizetése Szakmai szervezők kifizetése Adózás, ami ezen felül marad, az a tiszta haszon

Referencia anyag elkészítése a fotók, videók, levelek alapján

Partnereknek elküldeni a referencia anyagot

Rendezvényszervező egyeztet a szervezőbizottsággal: szakmailag, gazdaságilag megfelelő volt-e az elvártaknak

Bevételarányos költségviselés egyeztetése, elkészítése (70%befektetés=70%haszon)

Elégedettségi űrlapok elkészítése

• Bevételek

Részvételi díj Kiállítások stand bérleti díja Jogdíjak Belépők Szponzorok Közvetítésekért kapott összegek Ajándéktárgyak értékesítése Állami támogatás Pályázati pénzek Postai költség - bélyeg kibocsájtás

• kiadások

szakmai szervezőbizottság bérleti díjak alvállalkozók nyomdai költség programköltség alkalmazottak bére, járulékok adó VIP tiszteletdíjak Jogdíjak Áruköltség Biztonsági költségek Takarítás Egyéb, nem várható költségek: Vis major Postai költség Ajándékok Jutalékok Web oldal, számítástechnikai költség