Rendezvényszervezés
Rendezvényszervezés
- Rendezvényformák
- Kongresszus: több száz, ezer ember, egy tudományos terület nemzetközi szakemberei jönnek össze.
- Konferencia: néhány száz fő, kisebb, mint a kongresszus, egy adott problémát vizsgálnak.
- Kollokvium: max. 15-20 fő, szakértői csoport tanácskozik egy adott témában. Oda-vissza kommunikációs rendszer. Problémafelvetés után szakmai beszélgetés.
- Klinika: max. 20-30 fő, egy szakterületet felölelő eszmecsere. Pl. szívátültetésről, a helyszínen lehet gyakorlati bemutató.
- Brainstorming - ötletparádé/ötletelés
Pl. egy vállalat tervezőit összezárják egy kastélyszállóban, kreatív továbbgondolkodás, egymás gondolatait segítik. Nálunk is terjed.
- Kerekasztal-beszélgetés: 10 főnél nem több, egyenrangú felek ülnek egy asztalnál, egy
adott problémában ütköztetik a véleményüket, pl. fiatalkori bűnözés.
- Fórum: 150-200 fő, egy adott problémát járnak körül, kisebb csoportokra is oszlanak, érvelnek az érdekeik mellett, pl. megépüljön-e a lakópark?
Moderátor, hostessek, biztonsági emberek szükségesek.
- Szekció: kísérő rendezvény, nem önálló
A generális témát több apró részletre osztják, sok kérdés van egy témában, pl. környezetszennyezés.
Nyitó rendezvény plenáris üléssel kezdődik a téma felvázolásával.
Záró dokumentumok később hasznosíthatók lesznek.
- Meeting: 8-10 fő, kapcsolatfelvétel, infócsere, 1-2 napig tart, egy adott problémakör
átbeszélése történik. Videokonferencia is lehet.
- Training: oktatás, tanfolyam jellegű továbbképzés.
Célja a meglévő tudásanyag új, speciális ismeretekkel való kiegészítése. Pl. banki szférában gazdasági területek ismeretei brókereknek.
Tanároknál modul rendszerű képzés.
- Workshop: kötetlen, laza foglalkozások, ahol az együttdolgozás a lényeg, kreatív
ötletek születnek, folyamatosan egyeztetnek, sokfajta megnyilvánulási lehetőség van.
- Állófogadás: 200 fő, 2-3 óra, kínálat büféasztalon, praktikus, mert nincs helyhez kötve, de annyi szék van, ahány vendég.
Annyi szék, ahány vendég, tányérszerviz, 2-3 óra, szükség esetén pótasztal.
A kapcsolattartás és építés jó lehetősége.
13. Koktélparti: ált. délelőtt, sokszor nincs büféasztal, pincérek közlekednek tálcákkal.
Lényeg, hogy szalvétával meg lehessen oldani a vendéglátást, kb. 1 óra.
- Bál: 6-8 óra, programról gondoskodni kell, pl. zene, vetítés, bűvész, táncosok,
Tombola, drinkbár, koktélbár stb. Extra szórakoztatás kötelező. Ülésrend kialakítása.
- Miért érdemes Magyarországon rendezvényt szervezni?
Kedvező földrajzi fekvés Viszonylag olcsó Konferencia kapacitás Sok a programlehetőség Fürdők Vendégszerető lakosság Tisztul a főváros
Gasztronómia (1. francia, 2. olasz konyha, 3. thai konyha, 4. magyar konyha)
Történelmi múlt Sok a tudományos konferencia - jók a magyar orvosok Művészeti gazdagság Növekszik a konferenciaturizmus 4 - 5 %
- M.o. hibái
Hiányos infrastruktúra Kevés reptér Kevés a konferenciahely Hiányos a magas színvonalú technikai felkészülés Kevés a nyelveket beszélő szakember PCO Professional Conference Organization Feladata: rendezvényszervezés, lebonyolítás Minden tagországban vannak nemzeti rendezvényszervező irodák A tagdíjakból tartja fenn magát - M.o. állami támogatást kap Nemzetközi kapcsolatok támogatása Pályázatok Reklámsegítség Kiadványok készítése Tanácsadó, kisegítő tevékenység
A magyar rendezvényszervező csoportok feladatait kell segítenie
PCO rendezvényszervező feladatai Partnerek
- könnyű, nehézipari cégek
- kereskedelemmel foglalkozó cégek
- intézmények
- társadalmi, politikai szervezetek
- tudományos testületek
- kultúrával kapcsolatos tevékenységet folytató cégek
- szolgáltatók
- rendészeti területről érkező cégek
emiatt a sokféle területről érkező megbízás miatt a PCO szakosodott
az egyes PCO szervezetek csak a tevékenységükhöz közel álló területről érkező megbízásokat vállalják: ahol a management tagjai járatosak, tapasztalatuk van, kapcsolatrendszerük ki van építve
- kapja a felkérést, ötletet
- saját ötletét valósítja meg (sziget fesztivál)
feladatai
reklám, célközönség elérése
- rendezvényhelyszíneken
- szaklapok, szaksajtóban közzététel
- médiában
- érdekképviseleteknél
- nemzeti rendezvényszervező irodánál
- fő célszegmense: meating planer (90% nő) - jól képzett szakemberek, ők teszik be a terveket az ajánlati listába, stady tourra hívják őket, hogy segítsék a cél elérését
referencia anyag gyűjtése
- előző rendezvényekről videó, dvd, köszönőlevelek
- jelezve: milyen jellegű rendezvényeket szoktunk szervezni
állandó konferenciamérés, figyelés
célpiac elemzése
célszegmens kiválasztása:
saját keresőoptimalizált weblap létrehozása
rendezvényhelyszínekkel, szállodákkal, technikai szakemberekkel, lakberendezőkkel, biztonsági szakemberekkel, nyomdával, logisztikával foglalkozó szakemberekkel (alvállalkozókkal)kapcsolatfelvétel
MICE Meating Incentiv Conference Excibition
Rendezvény: divatkonferencia Budapesten
Divatbemutató, vásár, kiállítás 1000 fő Május 15 -22
Központi helyszín: Fashion Street - utca lefedve, Le Meridien, Kempinsky -. Szekció ülésterem
Kiállítás, vásár: Luxus áruház - termékek, Pesti Vigadó - kiállítás
- felállítani a szakmai szervező bizottságot - vezető divattervezőkből, magyar PCO-val folyamatos kapcsolat. Meghívni a szakmai bizottságot, véleményüket kikérni
- helyszínek bérbevétele, szerződéskötés, magyar + kelet európai divatszakemberek meghívása
- kikalkulálni a részvételi díjat kb 1000 főre
- 1.levél:figyelemfelkeltő levél a leendő, potenciális partnereknek
Felvázoljuk a lehetőségeket: cél, miért, kikkel
Nagy rendezvényt kb 2 évvel előbb kell elkezdeni szervezni
- VIP személyekkel egyeztetni - minimum 3 féle szálláskategória. 3-5 csillag
1.levél újra, ugyanaz, azoknak, akik nem válaszoltak
2.levél. tartalmazza a részvételi díjakat, a programok részletes leírását - ezt is többször el kell küldeni
Weboldal létrehozása, ahol lehet regisztrálni a rendezvényre, bankkal egyeztetni az internetes fizetés lehetőségéről
- foglalások alapján lefoglalni a szállásokat + rátartás minden kategóriában opciósan a rendezvény kezdetéig
- megállapodás a generális területekhez tartozó alvállalkozókkal
- VIP meghívottak költségét a PCO fedezi. Végleges létszámnál szerződés a vendéglátó egységekkel. Szerződés a közlekedési társaságokkal, nyomdával
- fixálni a programok időpontját
- végleges forgatókönyv kialakítása, konferencia iroda helyszínének megjelölése.
- végleges költség megállapodás a PCO val (hozzájárulás mértéke, haszonelosztás mértéke) - Sokszor banki kölcsönből finanszírozzák a rendezvényt
- sajtóval való egyeztetés, kollekció transzferének megszervezése, útlezárások intézése, beléptető rendszer kialakítása, személyzet megrendelése Hostess, tolmács, takarítás, toalett), regisztrációs hely kialakítása
- Bonyolítás
Program összeállítása
0.nap - vasárnap - szálláshelyek elfoglalása, kamionok kipakolása, transzfer, nap végére minden helyszín áll
1.nap - hétfő - reggeli:7-9-ig, 10:00 plenáris ülés a Kempinsky nagytermében pontos napirenddel, szekcióülések megtervezése, ebéd, du. szekcióülések 18:00 ig, 20:00 divat show a Fashion Streeten fogadással egybekötve
2.nap - reggeli, szekcióülések, ebéd a helyszínen, du. szakmai programok (magyar divatintézet, textilgyártás), este: vacsora a szállodában, Művészetek palotájában: táncos - zenés divatbemutató, ahol régi divatokat mutatnak be
3.nap - szerda - reggeli, de. városnézés, ebéd a városban, du. pósztergaléria, találkozók, kapcsolatteremtés, vacsora
4.nap - csütörtök - reggeli a szállodában, de. gyermek divatbemutató, ebéd, du. Néprajzi Múzeumban népviseleti kiállítás megtekintése, vacsora
5.nap - péntek - reggeli, de. szekcióülések, ebéd, du. szekcióülések, este divatrevü, együtt az összes cég + fogadás a parlamentben
6.nap - szombat - reggeli, záró szekcióülések, ebéd, du szabadprogram, este záró fogadás a teljes résztvevők jelenlétével a Vajdahunyad várban
7. nap - vasárnap - leszerelés, csomagolás
- Konferencia iroda
Résztvevők számára Közel a konferencia helyszínéhez Tolmács, fénymásolás, internet lehetőség Konferencia anyag átadása Reklamáció, segítségnyújtás
- Generális konferencia iroda
Nem a résztvevők részére van, hanem a szervezők részére Generális problémák megoldása A konferencia iroda is itt kér segítséget
- Utómunkák
Leszerelés Utólagos kalkuláció, statisztikák (KSH-nak, saját részre) Szállás rendezése Alvállalkozók kifizetése Szakmai szervezők kifizetése Adózás, ami ezen felül marad, az a tiszta haszon
Referencia anyag elkészítése a fotók, videók, levelek alapján
Partnereknek elküldeni a referencia anyagot
Rendezvényszervező egyeztet a szervezőbizottsággal: szakmailag, gazdaságilag megfelelő volt-e az elvártaknak
Bevételarányos költségviselés egyeztetése, elkészítése (70%befektetés=70%haszon)
Elégedettségi űrlapok elkészítése
- Bevételek
Részvételi díj Kiállítások stand bérleti díja Jogdíjak Belépők Szponzorok Közvetítésekért kapott összegek Ajándéktárgyak értékesítése Állami támogatás Pályázati pénzek Postai költség - bélyeg kibocsájtás
- kiadások
szakmai szervezőbizottság bérleti díjak alvállalkozók nyomdai költség programköltség alkalmazottak bére, járulékok adó VIP tiszteletdíjak Jogdíjak Áruköltség Biztonsági költségek Takarítás Egyéb, nem várható költségek: Vis major Postai költség Ajándékok Jutalékok Web oldal, számítástechnikai költség
Hozzászólások
Hozzászólások megtekintése
Clomid Multiple Generique Nolvadex <a href=http://buysildenaf.com>viagra</a> Koi Amoxicillin Dosage Kamagra What Is It
Cephalexin Feline Dosage Mattoulse
Mattoulse,2018.08.15 01:56Sildenafil Sans Prescription Buy Cheap Kamagra Me Uk <a href=http://cheapciali.com>cialis 20mg for sale</a> Buying Cialis Tadalafil
Cod Elocon Mometasona No Rx Ellpere
EllFlum,2019.10.26 03:03